Como planejar e executar um evento de sucesso? Prepare o briefing, vamos a organização do seu evento:

Quer organizar um evento e não sabe por onde começar? Preparamos um guia sobre como criar um evento e todas as ações a serem realizadas em cada etapa.

Nesta matéria, a Apito de Mestre compartilha orientações sobre como planejar e organizar um evento, as atividades devem ser realizadas na produção e pós-produção e como você pode promover o evento.

É importante que você considere alguns conceitos, cada ponto, você vai perceber que a ideia não é simples, mas é perfeitamente executável.

Etapas do Planejamento

Existem três fases distintas na criação de eventos: antes, durante e depois. Antes de detalhar cada uma, você deve levar em conta uma série de fatores comuns para o desenvolvimento de qualquer tipo de evento.

1. O Briefing

O mais importante na hora de como planejar e executar um evento é o desenvolvimento de um briefing. , um documento que é checado continuamente e onde figura a abordagem estratégica que foi definida pelos organizadores. No Briefing, está determinado o que se quer fazer e os objetivos a serem atingidos.

Este documento lista os seguintes aspectos, entre outros:

• A idéia criativa;
• O público-alvo;
• A data e local;
• O orçamento;
• A Programação;
• As negociações com fornecedores;
• As ações a executar antes, durante e depois.

2. Criatividade

O fator é a criatividade, soluções criativas têm se tornado um dos pontos mais esperados pelo público dos eventos. Um evento deve gerar impacto e ajudar a fidelizar o público-alvo, e, para gerar impacto, é preciso surpreender.

A criatividade também passa muito pelas atrações (falaremos mais sobre este ponto ainda neste e-Book). Atrações mudam o humor, entretém, conquistam. Um evento sem atrações criativas tem menos chances de marcar a memória do público.

3. Etapas da Organização

Existem três etapas que devem ser considerados no processo de como planejar e executar um evento.

A fase de pré-produção: planejamento e preparação. Nesta fase, devemos considerar vários aspectos, tais como o desenvolvimento do briefing, a definição dos objetivos, a busca do lugar e desenvolvimento da ideia.

Sob a produção: o desenvolvimento do evento. É hora de visitar o local onde o evento será desenvolvido a fim de acompanhar a montagem de modo que tudo fique perfeito.

Nesta fase, são realizadas as gestões relacionadas com os fornecedores necessários para o projeto. Além disso, com todas as informações, é possível elaborar um plano de trabalho.

Depois do evento, incluindo a desmontagem, passamos para a fase de pós-produção, onde os resultados são analisados. É também o momento de avaliar a satisfação do cliente, se os objetivos foram atingidos e além disso, calcular algo muito importante na terminologia dos negócios atuais, o ROI (o impacto e os resultados do evento em relação ao retorno).

4. Desenvolvimento do Briefing e Tipo de evento

Esta fase, como eu disse antes, é baseada no desenvolvimento do briefing, que define os objetivos, público-alvo, o número de participantes, data, localização e características do tipo de evento a promover.

Existem vários tipos de eventos: congressos, feiras, exposições, conferências, eventos corporativos, festas, etc. Você deve estar ciente de que o briefing é uma ferramenta de gerenciamento e que sempre será o guia do que deve, efetivamente, ser feito.

5. Análise dos objetivos

Nesta etapa, as metas de produção são definidas. Recomendamos realizar reuniões para definir quais são objetivos do evento para que os mesmos possam ser informados à equipe da maneira mais ordenada possível, a fim de alcançar as expectativas e facilitar a comunicação. Os objetivos devem ser claros e concretos.

6. Lista de convidados, convite e confirmação

Outro passo fundamental de como planejar e executar um evento é determinar o número e o perfil dos convidados. A lista de convidados, o envio de convites e confirmação dos participantes são ações a serem executadas no que chamamos “etapa tranquila”.

Os convites são o principal instrumento de comunicação para atingir uma pessoa ou um determinado grupo e mostrar o que você quer proporcionar com este evento.

Qualquer convite deve ter o logotipo ou marca da instituição que o promove, quem está convidando (anfitrião ou entidade) quem está sendo convidado (se você optar pelo convite personalizado), o local do evento, a data, hora, e se é necessária uma confirmação, isso tem que ficar claro no convite.

Se você quer expor mais informações, como um pequeno mapa de como chegar ao evento, a previsão de tempo ou qualquer outra coisa, pode fazer isso em um elemento de complemento, como uma nota ou gráfica enviada junta, mas impressa em outro suporte.

Sobre as confirmações, se o hóspede deve confirmar a sua presença, é importante deixar isso muito claro no convite. Informar os detalhes do contato e do prazo limite de inscrição.

Aconselha-se pedir a confirmação para saber com antecedência o número de participantes, para que assim seja possível começar a gerenciar aspectos como catering personalizado, o número de cadeiras, área vip, segurança, credenciamento, capacidade, etc.

7. Local e data

Selecionar a data do evento e local é mais um passo importante na fase de pré-produção. Com os objetivos definidos, você deve trabalhar sobre a proposta de produção.

É importante escolher uma data favorável, geralmente os melhores dias são quarta-feira ou quinta-feira da semana. Também analisar as vantagens e desvantagens das possibilidades dos espaços.

Também considerar uma série de aspectos, tais como normas de funcionamento do espaço, fluxo dos hóspedes e veículos, disponibilidade de materiais de produção, dimensões, capacidade de armazenamento e etc.

8. Detecção de necessidades

Depois de concluir as etapas acima, você deve identificar possíveis necessidades e lacunas no eu evento. Por exemplo, microfones, equipamentos de áudio e vídeo, mesas, cadeiras, projetores, etc.

Você tem que cuidar de contratação de todo o equipamento (técnico, catering, decoração…) necessário e deixar tudo pronto também na parte do credenciamento.

9. Orçamento

É necessário desenvolver uma estimativa inicial do orçamento. Você deve fechar todas as despesas básicas: atrações, espaço, catering, montagem e desmontagem, gráficas, comunicação, equipe, etc.

10. Atrações e shows

Um evento não é um evento sem atrações que o transformem em um momento único. Para tanto, com base no seu público-alvo e nos objetivos definidos, comece a pensar no que seria interessante incluir na grade de atividades e atrações. Vejamos algumas:

Bandas são uma excelente forma de entreter. As bandas têm aceitação da maioria dos públicos, seja um evento corporativo ou não corporativo. Animam, dão resultados e deixam todo mundo mais à vontade. Aliás, a Apito de Mestre aproveita para sugerir que você dê uma olhada em tudo que podemos levar para seu evento brilhar na mente das pessoas, é só entrar na nossa página.

Brinquedos eletrônicos são uma boa pedida, mas você tem que pensar se o público é o adequado. Mas considere contratar fliperamas, máquinas de jogos antigos, podem até ser mesas de pebolim ou ping-pong (para os mais analógicos).

Outras opções são as cabines de fotos, mágicos, desenhistas que fazem caricaturas, teatro de improviso, workshops e etc. Tudo vai depender do que você queria transmitir ao público.

11. Evento

Vimos todos os passos prévios, agora, é hora de divulgar o seu evento! Prepare folhetos, anúncios públicos, chamadas para os meios de comunicação,  chamadas telefônicas e visitas a potenciais patrocinadores.

Você pode promover o evento através de várias maneiras, através de uma landing page com as informações do evento (e-mails) através do registo online, publicidade no caso específico da indústria de mídia, redes sociais, web banners, etc.

Recomendamos lotar as suas redes sociais e seu blog com informações relacionadas. Além disso, você também pode recorrer à publicidade Facebook ou anúncios Twitter Ads.

Não deixe de acompanhar as confirmações e reforçar a necessidade de que, para participar, os convidados precisam confirmar sua presença com antecedência.

12. Cronograma e Organograma

Leve em conta o organograma da equipe de produção, assim como a hierarquia. Você precisa assumir o controle e delegar responsabilidades e tarefas para cada um dos envolvidos no evento.

Recomendo também fazer um cronograma de atividades, ou seja, uma lista de todas as ações que devem ser executadas do início ao fim do evento.

13. Plano de Necessidades

É importante ter um plano de necessidades, ou seja, um documento que inclui a parte técnica e cenográfica necessária para levar a cabo o programa do evento.

Nesta fase, destacam-se duias ações muito importantes, por um lado, pesquisas de satisfação e, por outro lado, o relatório com os resultados do evento.

14. Avaliação dos resultados

Uma boa maneira de avaliar o evento é enviar consultas aos participantes. Além disso, se você puder mandar formulários on-line, seria muito mais simples receber feedback dos envolvidos.

Pergunte o que os participantes acharam do evento em geral, da programação, atividades, acesso, valor e, enfim, qualquer informação que lhe seja útil para planejar o próximo ainda melhor.

15. Agradecimentos aos participantes

É essencial dedicar tempo para agradecer àqueles que fizeram o evento possível: equipe, fornecedores, clientes, participantes, meios de comunicação, entre outros. É também essencial para fornecer os meios de comunicação do dossier do evento.

16. Revisar as redes sociais

Outra ação importante é realizar uma revisão de todas as redes sociais e monitorar os meios de comunicação. Também é interessante fazer uma relatório online, de tudo que foi publicado na rede do evento, as interações com hashtags, quantidade de likes, shares e coments; tudo que tenha a ver com repercussão.

Bônus! Dicas extras para diferenciar seu evento

Experiência do Usuário

Funcionamento perfeito, amabilidade no trato, conveniência nas soluções são chave para que seu evento seja lembrado. Você precisa fazer que o público se sinta bem. O foco na publicidade migrou do produto para a experiência que o produto oferece. O produto, claro, aqui é o evento.

O consumidor  do evento precisa se sentir confortável, dedicar seu tempo ao bem-estar, conectar sua marca à uma sensação de positividade. Brindes e outros tradicionais itens de presente também estão mudando. É melhor dar uma camisa ou squeeze do que um chaveiro ou plaquinha de participação, são mais, no final das contas, úteis.

Aliás, para aproveitar o gancho, tem muita gente trocando a palavra evento por experiência. De acordo com os especialistas na área, essa tendência deve se consolidar. O eventos são mais do que acontece durante o período entre o início e o fim do mesmo.

Por quê? Porque as mídias sociais permitem que o evento comece antes (difusão de atividades, conversas sobre as atrações, montagem, etc) e podem continuar depois (making off, relatórios, spots publicitários, etc). Todo esse material serve para gerar engajamento no seu público e ampliar o alcance de suas ações.

Marketing de eventos não se trata somente de gerar vendas e sim de conquistar consumidores que farão parte do seu batalhão de indicadores. Quem fala bem, fala melhor do que uma propaganda que aparece na timeline do Facebook.

Todas as pessoas que se conectam com sua marca em um nível emocional, além de adquirirem seus produtos, também vão indicar sua marca às outras pessoas. Fidelização é a palavra-chave nessa hora, e só traz benefícios para sua empresa.

A tecnologia também está à sua disposição para transformar a experiência do usuário em algo único. Tecnologia como a realidade virtual causam grande impacto no público. Você também pode transmitir ao vivo pelo Periscope ou Facebook Live e atrair ainda mais a atenção do público e de quem não está participando.

Fechamentos

O que achou do nosso e-Book sobre como planejar e executar um evento? A Apito de Mestre já participou de centenas de eventos ou experiências e sabe muito bem como levar alegria e diversão aos participantes.

Falamos um pouco do que podemos fazer pelo seu evento no e-Book, mas gostaríamos de reforçar a convite a que você entre em contato e conheça nossas soluções no que se refere às atrações deste momento de celebração. Leve o carnaval e o samba show para seu público!